Import aus China – wie vermeidet man Verzögerungen und überhöhte Kosten?

Der Import aus China zieht seit Jahren die Aufmerksamkeit europäischer Unternehmer auf sich. Nicht ohne Grund – attraktive Preise, eine riesige Auswahl an verschiedenen Produkten und flexible Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit Lieferanten sorgen dafür, dass sich immer mehr Unternehmen dafür entscheiden, Waren aus dem Reich der Mitte zu importieren.

Es ist jedoch zu beachten, dass dieser Prozess einer angemessenen Vorbereitung bedarf. Mangelnde Kenntnisse über Formalitäten, falsch gewählte Lieferbedingungen oder unüberlegte Logistik können zu Verzögerungen und einem erheblichen Anstieg der Endkosten führen.

Worauf sollten Sie besonders achten, um die häufigsten Fehler zu vermeiden? In diesem Artikel finden Sie konkrete Tipps, die Ihnen helfen, Waren aus China reibungslos zu importieren, Lieferverzögerungen zu vermeiden und Ihre Kosten zu optimieren.

Warum erfordert die Planung eines Imports aus China eine angemessene Vorbereitung?

Der Import von Waren aus China ist ein Prozess, der auf den ersten Blick einfach erscheinen mag – man muss nur einen Lieferanten finden, eine Bestellung aufgeben und den Transport organisieren. In der Praxis birgt jedoch jeder dieser Schritte Herausforderungen, die sich real auf den Erfolg des gesamten Vorhabens auswirken können.

Bereits die Aufnahme des Imports ist mit einer Reihe von Formalitäten verbunden – von der korrekten Dokumentation der Transaktion über die Sicherstellung der Konformität der Produkte mit den Vorschriften der Europäischen Union bis hin zur Auswahl der optimalen Lieferbedingungen und Transportarten. Selbst kleine Fehler können hier zu Verzögerungen (manchmal von mehreren Wochen), unerwarteten Kosten oder sogar zur Einbehaltung der gesamten Importware durch den Zoll führen.

Deshalb ist eine gute Vorbereitung – sowohl in logistischer als auch in formaler Hinsicht – so wichtig. Sie ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Import innerhalb des vorgegebenen Budgets.

Wie lassen sich Verzögerungen beim Import aus China vermeiden?

Verzögerungen bei Importen aus China sind eines der häufigsten Probleme, über die sich Importeure beschweren. Obwohl einige davon durch zufällige Umstände verursacht werden – z. B. schwierige Wetterbedingungen oder plötzliche Gesetzesänderungen –, werden sie in vielen Fällen durch Faktoren beeinflusst, die im Voraus vorhersehbar sind.

Wie lassen sich Verzögerungen wirksam vermeiden? Im Folgenden stellen wir Ihnen bewährte Strategien vor.

Auswahl des richtigen Dienstleisters und Reeders

Viele Importeure suchen – insbesondere zu Beginn – nach den günstigsten Frachtangeboten. Niedrigere, attraktive Preise werden jedoch sehr oft von Reedern mit geringerer Priorität in den Häfen angeboten, was zu längeren Wartezeiten führt.

Ähnlich verhält es sich mit Spediteuren. Die Wahl des Logistikpartners sollte nicht nur vom Frachtpreis abhängen, sondern auch von allen Details der Dienstleistung und der Erfahrung des Dienstleisters. Ein qualifizierter Spediteur wählt immer die zeitlich optimale Route für Ihren Auftrag und berät Sie, welche Transportart Sie je nach Fall wählen sollten – Seetransport, Bahntransport oder Lufttransport.

Korrekte Vorbereitung der Unterlagen

Eine der häufigsten Ursachen für Verzögerungen beim Import aus China ist auch unvollständige oder fehlerhafte Dokumentation – ohne diese kann der Zoll die Abfertigung sogar um mehrere Tage verzögern. Daher ist es so wichtig, sich genau zu vergewissern, dass alle für die jeweilige Bestellung erforderlichen Dokumente korrekt und rechtzeitig vorbereitet wurden, um eine Verschiebung des Versands zu vermeiden.

Von entscheidender Bedeutung sind vor allem:

• Handelsrechnung oder Proforma-Rechnung,
• Frachtbrief (z. B. Seefrachtbrief oder Luftfrachtbrief),
• Packliste (packing list),
• Ursprungszeugnis,
• sonstige Zertifikate und Lizenzen, die für bestimmte Arten von Waren erforderlich sind – z. B. Begasungszeugnis – sowie Dokumente, die die Konformität mit den Anforderungen des Zielmarktes bestätigen, wie z. B. die EU-Konformitätserklärung.

Die korrekte Dokumentation der Waren ist für eine schnelle und reibungslose Zollabfertigung von entscheidender Bedeutung.

Reagieren auf Marktsituationen

Der internationale Transportmarkt ist dynamisch. Manchmal kann es in einem bestimmten Hafen zu Überlastungen oder anderen Behinderungen kommen (z. B. Streik, Sperrung der Strecke). In solchen Situationen ist die laufende Kommunikation mit einem erfahrenen Spediteur von großer Bedeutung.

Ein guter Spediteur überwacht dank eines ausgedehnten Netzwerks von Agenten und Büros weltweit die Situation in den Häfen und auf den Transportwegen. Bei Problemen kann er verfügbare Alternativrouten vorschlagen, um Ausfallzeiten zu vermeiden, sodass die Waren pünktlich an ihrem Bestimmungsort ankommen.

Es lohnt sich immer, einen Logistikpartner zu wählen, der den Ruf hat, schnell zu reagieren und in Krisensituationen handlungsfähig zu sein.

Die Bedeutung von Planung und Vermeidung von saisonalen Spitzen

Bei Bestellungen von Waren aus China ist Planung das A und O. Selbst die beste Logistik hilft nicht, wenn die Bestellung kurz vor dem chinesischen Neujahr oder in der Hochsaison aufgegeben wird. In solchen Zeiten arbeiten chinesische Fabriken und Häfen mit eingeschränkter Kapazität und die Frachtpreise steigen stark an. Infolgedessen verlängert sich die Wartezeit auf die Lieferung erheblich.

Wie lässt sich das vermeiden?

• Bestellen Sie im Voraus – insbesondere in der zweiten Jahreshälfte und vor großen Feiertagen.
• Vereinbaren Sie einen Versandplan mit Ihrem Lieferanten und Spediteur.
• Wenn möglich, nutzen Sie weniger ausgelastete Zeiträume (z. B. Frühjahr, Frühsommer).

Wenn Sie diese Schwankungen im Laufe des Jahres berücksichtigen, können Sie sicherer sein, dass Ihre Waren pünktlich bei Ihnen ankommen – ohne unangenehme Überraschungen.

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Die Rolle der Qualitätskontrolle und der Einhaltung von Vorschriften

Lieferverzögerungen aus China können nicht nur auf logistische Gründe zurückzuführen sein, sondern auch auf die Qualität der Produkte. Wenn bei der Zollabfertigung festgestellt wird, dass die Produkte nicht den festgelegten EU-Normen entsprechen, falsch gekennzeichnet sind oder die erforderlichen Dokumente fehlen, kann die Zollbehörde die Sendung für mehrere Wochen zurückhalten. Es ist zu beachten, dass Normen im Zusammenhang mit dem Umwelt- und Gesundheitsschutz, die bereits in der Produktionsphase berücksichtigt werden sollten, hier immer mehr an Bedeutung gewinnen.

Die Qualitätskontrolle der Waren und ihre Konformität mit den Vorschriften sollte daher vor dem Versand aus China durchgeführt werden.

Zu den besten Praktiken in diesem Bereich gehören:

• Bestellung von Warenmustern vor der endgültigen Bestellung,
  Beauftragung einer Qualitätskontrolle beim Lieferanten (z. B. Pre-Shipment Inspection),
  Sicherstellung, dass die Produkte über die erforderlichen Kennzeichnungen und Dokumente verfügen.

Es ist besser, etwaige Probleme bereits in der Produktionsphase zu erkennen als erst an der Grenze.

Um Verzögerungen beim Import aus China zu vermeiden, sind daher vor allem eine gute Planung, eine bewusste Auswahl der Logistikpartner und eine schnelle Reaktion auf die Marktsituation erforderlich. Je besser Sie die Dokumentation vorbereiten, sich an den chinesischen Feiertagskalender anpassen und für die Konformität der Waren mit den geltenden Vorschriften sorgen, desto größer ist die Chance, dass Ihre Bestellung pünktlich ankommt – ohne unnötige Verzögerungen und Komplikationen.

Was beeinflusst überhöhte Importkosten aus China und wie lassen sie sich vermeiden?

Die Kosten für den Import aus China sind nicht nur eine Frage des Warenpreises. Dazu kommen noch: Transportkosten, Zoll- und Steuergebühren, Speditionskosten, Wechselkursdifferenzen sowie Kosten, die durch Fehler oder suboptimale Entscheidungen entstehen.

Viele Importeure – insbesondere Einsteiger – konzentrieren sich ausschließlich auf den Einkaufspreis beim chinesischen Lieferanten. Dabei kann gerade das, was auf der Logistik- und Abfertigungsseite passiert, einen größeren Einfluss auf das Endergebnis haben.

Welche Faktoren verursachen überhöhte Kosten? Und wie kann man sie effektiv vermeiden? Hier sind die wichtigsten Aspekte, auf die Sie achten sollten.

Die Fallstricke der billigsten Speditionsangebote

Wie bereits erwähnt, suchen Importeure sehr oft einfach nach den günstigsten Angeboten für die Organisation des Transports. Das ist ein natürlicher Ansatz, aber es kann sich herausstellen, dass „billig” am Anfang… am Ende gar nicht „billig” bedeutet.

Niedrige Preise von Spediteuren und Reedereien sind oft mit eingeschränktem Service, mangelnder Flexibilität bei Routenänderungen oder zusätzlichen und versteckten Gebühren verbunden, von denen Sie erst nach Abschluss des Transports erfahren. Hinzu kommt, dass Sie keine professionelle Beratung in Fragen der Zollabfertigung, Dokumentation oder Ladungsoptimierung erhalten, was letztendlich zu einer erheblichen Erhöhung der Importkosten führen kann.

Daher sollten Sie sich bei der Auswahl eines Logistikpartners nicht nur vom Grundpreis leiten lassen, sondern auch vom Umfang der Unterstützung, der Transparenz der Preisgestaltung und der Erfahrung in der Organisation von Transporten aus China.

Falsche Angaben zur Ladung

Die Angabe unvollständiger oder falscher Informationen über die Ware ist ein einfacher Weg zu unvorhergesehenen Zusatzkosten. Wenn Sie in den Dokumenten beispielsweise ein geringeres Gewicht oder zu kleine Abmessungen angeben und die tatsächliche Ladung größer ist, entstehen bei der Umladung oder Zollabfertigung zusätzliche Kosten.

Achten Sie besonders auf:

• Angabe der genauen Abmessungen und des Gewichts,
• korrekte Kennzeichnung der Art der transportierten Güter (z. B. ob es sich um gefährliche Güter handelt),
• Übermittlung aller anderen erforderlichen Daten, je nach Art der importierten Produkte.

Bewährte Verfahren in diesem Bereich geben Ihnen mehr Sicherheit, dass während des Transports keine zusätzlichen Kosten entstehen, die das für den Auftrag vorgesehene Budget überschreiten.

Nicht optimaler Transport

Eine weitere Möglichkeit, überhöhte Importkosten aus China zu vermeiden, ist die Wahl des richtigen Transportmittels und der richtigen Transportform. Ein häufiger Fehler – insbesondere bei ungewöhnlichen (z. B. sperrigen) Gütern – ist die Wahl des Breakbulk-Transports (Sperrgut in loser Schüttung), obwohl die Güter problemlos in einen Flat Rack-Container passen würden, was eine wesentlich kostengünstigere Option ist.

Ebenso kostspielig sind zu große Verpackungen oder die Nichtkonsolidierung von Bestellungen. Die Aufteilung der Lieferungen auf mehrere Hersteller und die ungenutzte Containerkapazität führen zu höheren Gebühren und mehr Formalitäten.

Darüber hinaus erfordern bestimmte Waren – z. B. solche mit kurzer Haltbarkeit oder Luxusgüter – eine besonders sorgfältige Auswahl des Transportmittels, da hier sowohl die Lieferzeit als auch die Transportsicherheit eine Rolle spielen.

Es ist immer besser, sich mit dem Spediteur zu beraten, ob die gewählte Transportart und die Art der Ladungsvorbereitung optimal sind. Manchmal reicht schon eine kleine Änderung, um die endgültigen Importkosten erheblich zu senken.

Wahl der Transportroute

Nicht immer ist die kürzeste Route auch die günstigste. Manchmal kann die Wahl einer alternativen Route (z. B. durch ein anderes Land) letztendlich die Transportkosten für Waren aus China senken.

Jedes Mal müssen eine Reihe von Faktoren berücksichtigt werden, die die Gesamtimportkosten ausmachen, z. B. Hafengebühren, Zoll, Mehrwertsteuer oder Inlandstransportkosten. Ein guter Spediteur kann verschiedene Szenarien analysieren und die Route empfehlen, die im jeweiligen Fall am günstigsten ist. Die Suche nach Alternativen wird oft übersehen, wenn eine bestimmte Route seit längerer Zeit genutzt wird – sie kann jedoch für die Rentabilität des Imports von entscheidender Bedeutung sein.

Lieferbedingungen und versteckte Kosten

Im Alltag schenken viele Importeure den mit dem chinesischen Lieferanten vereinbarten Lieferbedingungen – den Incoterms – oft nicht genügend Beachtung. Dies ist ein großer Fehler, da diese Bedingungen die Höhe der versteckten Kosten beeinflussen können.

Beispielsweise bedeutet der beliebte CIF (Cost, Insurance and Freight) – der häufig von chinesischen Lieferanten angeboten wird –, dass die Fracht zum Zielhafen vom Verkäufer bezahlt wird, aber alle Hafengebühren vom Empfänger zu tragen sind. Das Problem dabei ist, dass diese Gebühren oft hoch sind und ihre Höhe schwer vorherzusagen ist. Eine bessere Lösung kann FOB (Free on Board) sein, bei dem Sie die Kontrolle über den gesamten Logistikprozess ab dem Zeitpunkt der Verladung behalten – Sie wählen den Reeder und die Route und haben vollständigen Einblick in die Kosten, die Sie optimieren können.

Daher sollten Sie vor der Unterzeichnung eines Vertrags mit einem chinesischen Geschäftspartner die Kooperationsbedingungen sorgfältig aushandeln (am besten mit Hilfe eines erfahrenen Spediteurs) und bewusst die richtigenLieferbedingungen wählen – so lassen sich viele unvorhergesehene Kosten vermeiden. Es empfiehlt sich auch, sich vorab mit der vollständigen Liste der Incoterms-Regeln vertraut zu machen, um sicher zu sein, welchen Umfang an Verantwortlichkeiten und Gebühren die jeweilige Formel umfasst.

Mehr über Incoterms erfahren Sie in dem Artikel: Was sind Incoterms? Internationale Verkaufsbedingungen in der Praxis >>>

Keine Kontrolle über Wechselkurse und Zahlungsarten

Es kommt vor, dass die Kosten für den Import aus China unerwartet steigen, noch bevor die Ware versandt wird. Warum? Oft sind dafür ungünstige Wechselkurse, falsch gewählte Zahlungsarten (z. B. eine Karte, die hohe Bankgebühren verursacht) sowie mangelnde Verhandlungen über die Abrechnungswährung mit dem chinesischen Geschäftspartner (aufgrund der Nichtbeachtung des Einflusses des Wechselkurses, z. B. des US-Dollars, auf den Endpreis der Einfuhr) verantwortlich.

Es ist ratsam, Folgendes zu beachten:

• Eröffnung eines günstigen Devisenkontos,
• Festlegung günstiger Zahlungsbedingungen (z. B. Anzahlung + Nachzahlung),
• laufende Kontrolle des Wechselkurses vor jeder Transaktion.

In vielen Fällen können Sie mit diesem Ansatz die Kosten für den Einkauf von Handelswaren um mehrere Prozent senken – bei großen Mengen führt dies zu erheblichen Einsparungen.

Keine Überprüfung des Lieferanten

Von wem Sie kaufen, hat nicht nur direkten Einfluss auf die Qualität der Produkte, sondern auch auf die Gesamtimportkosten. Eine fehlende Überprüfung des Lieferanten führt oft dazu, dass Sie Ware erhalten, die nicht den Anforderungen entspricht, zusätzliche Kosten für Reklamationen entstehen oder eine erneute Bestellung und Lieferung erforderlich wird.

Dies kann vermieden werden durch:

• Überprüfung der Registrierungsunterlagen des Lieferanten,
• Analyse der Bewertungen anderer Kunden,
• Bestellung von Warenmustern,
• Inanspruchnahme unabhängiger Audits oder Agenten in China.

Die Überprüfung des Vertragspartners zu Beginn der Zusammenarbeit hilft, kostspielige Fehler zu vermeiden und langfristige, besser planbare Geschäftsbeziehungen aufzubauen.

Die Bedeutung von Mehrwertsteuer, Zöllen und Zollabfertigung

Faktoren, die ebenfalls einen sehr großen Einfluss auf die endgültigen Importkosten haben, sind Zölle, Mehrwertsteuer und alle mit der Zollabfertigung verbundenen Gebühren. Bei aus China importierten Waren kann jeder Fehler in dieser Phase zu erheblichen Nachzahlungen führen.

Daher ist es so wichtig, die Zollverfahren korrekt durchzuführen – angefangen bei der richtigen Einstufung der Waren über die korrekte Ermittlung des Warenwerts und des Zollwerts bis hin zur Vorbereitung der Unterlagen für die Steuerabrechnung.

Es ist auch zu beachten, dass es für bestimmte Waren vorteilhaft sein kann, den Mechanismus des innergemeinschaftlichen Erwerbs von Waren anzuwenden – z. B. durch die Zollabfertigung in Deutschland und den anschließenden Transport der Ladung in ein anderes EU-Mitgliedstaat. Dadurch kann man im Ausland von der Null-Mehrwertsteuer profitieren (da der Bestimmungsort der Sendung ein anderes Land ist) und die sofortige Erhebung der Mehrwertsteuer im Bestimmungsland vermeiden, was die Liquidität verbessert. Allerdings müssen die höheren Kosten für die Abfertigung im Ausland berücksichtigt werden.

Wie Sie sehen, lassen sich die Kosten beim Import von Waren aus China effektiv kontrollieren – vorausgesetzt, Sie treffen in jeder Phase bewusste Entscheidungen auf der Grundlage zuverlässiger Daten und realer Bedürfnisse. Details wie die Art des Transports, die Verpackung oder gut gewählte Lieferbedingungen können über die Rentabilität des gesamten Vorhabens entscheiden.

Zusammenfassung

Der Import aus China bringt viele Vorteile, aber auch konkrete Herausforderungen mit sich. Der Schlüssel zum Erfolg liegt – insbesondere für unerfahrene Importeure – in einer guten Vorbereitung jeder Phase: von der Auswahl eines bewährten Lieferanten über die richtige Wahl der Transportart bis hin zur Kostenoptimierung und professionellen Vorbereitung der für eine reibungslose Zollabfertigung erforderlichen Dokumente.

Dank dieser Vorgehensweise können Sie nicht nur die Kontrolle über Ihr Budget behalten, sondern auch das Risiko von Lieferverzögerungen und formalem Aufwand minimieren. Dies wiederum gewährleistet einen sicheren Import, eine bessere Lieferbarkeit und eine höhere Rentabilität des gesamten Vorhabens.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Lohnt sich der Import aus China?

Ja, der Import aus China kann in vielen Fällen sehr rentabel sein – insbesondere dank der niedrigeren Produktionskosten und der großen Auswahl an Waren, die dieser Markt bietet. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der richtigen Vorbereitung des gesamten Importprozesses, der Vermeidung häufiger Fehler und der Optimierung der Transport- und Zollabfertigungskosten.

Warum sind meine Sendungen aus China verspätet?

Die häufigsten Ursachen für Verzögerungen sind logistische Probleme in den Häfen, Feiertage und Produktionsunterbrechungen in China, Fehler in den Unterlagen und falsche Kennzeichnung sowie unvorhergesehene Markt- oder Wetterbedingungen. Informationen zu Verzögerungen bei Importen aus China und nützliche Tipps, wie Sie diese vermeiden können, finden Sie im obigen Artikel.

Welche Dokumente werden für den Import aus China benötigt?

Bei der Einfuhr von Waren aus China sind unter anderem erforderlich: Handelsrechnung, Frachtbrief, Packliste, Ursprungszeugnis und – je nach Art der Ware – weitere erforderliche Zertifikate und Erklärungen, z. B. die EU-Konformitätserklärung. Ihre Richtigkeit ist für eine reibungslose Zollabfertigung und die Vermeidung unnötiger Verzögerungen von entscheidender Bedeutung.