Import z Chin – jak uniknąć opóźnień i nadmiernych kosztów?

Import z Chin od lat przyciąga uwagę polskich przedsiębiorców. Nie bez powodu – atrakcyjne ceny, ogromny wybór różnorodnych produktów i elastyczne możliwości współpracy z dostawcami sprawiają, że coraz więcej firm decyduje się sprowadzać towary właśnie z Państwa Środka.

Jednak warto pamiętać, że proces ten wymaga odpowiedniego przygotowania. Brak odpowiedniej wiedzy o formalnościach, źle dobrane warunki dostawy czy nieprzemyślana logistyka mogą prowadzić do opóźnień i znaczącego wzrostu kosztów końcowych.

Na co zwrócić szczególną uwagę, by uniknąć najczęstszych błędów? W tym artykule znajdziesz konkretne wskazówki, które pomogą Ci sprawnie importować towary z Chin i unikać opóźnień w dostawach oraz zoptymalizować ponoszone koszty.

Dlaczego planowanie importu z Chin wymaga odpowiedniego przygotowania?

Import towarów z Chin to proces, który na pierwszy rzut oka może wydawać się prosty – wystarczy znaleźć dostawcę, złożyć zamówienie i zorganizować transport. Jednak w praktyce każdy z tych etapów niesie za sobą wyzwania, które mogą mieć realny wpływ na powodzenie całego przedsięwzięcia.

Już samo rozpoczęcie importu wiąże się z koniecznością dopełnienia wielu formalności – od prawidłowego udokumentowania transakcji, przez zapewnienie zgodności produktów z przepisami Unii Europejskiej, po wybór optymalnych warunków dostawy i form transportu towarów. Nawet niewielkie błędy mogą tu prowadzić do opóźnień (czasem sięgających wielu tygodni), nieoczekiwanych kosztów, czy wręcz zatrzymania całego importu przez urząd celny.

Dlatego właśnie tak ważne jest prawidłowe przygotowanie – zarówno pod kątem logistycznym, jak i formalnym. To klucz do realizacji importu bez przeszkód i w ramach założonego budżetu.

Jak unikać opóźnień przy imporcie z Chin?

Opóźnienia w imporcie z Chin to jeden z najczęstszych problemów, na które skarżą się importerzy. Choć część z nich wywołana jest przez sytuacje losowe – np. trudne warunki pogodowe czy nagłą zmianę przepisów – w wielu przypadkach wpływają na nie czynniki, które da się wcześniej przewidzieć.

Jak można skutecznie zapobiegać opóźnieniom? Poniżej przedstawiamy sprawdzone strategie.

Wybór odpowiedniego serwisu i armatora

Wielu importerów – szczególnie na początku – szuka najtańszych ofert frachtu. Niższe, atrakcyjne stawki bardzo często jednak oferują armatorzy z niższym priorytetem w portach, co skutkuje dłuższym czasem oczekiwania.

Podobnie jest ze spedytorami. Wybór partnera logistycznego nie powinien opierać się wyłącznie na cenie frachtu, ale też wszystkich szczegółach usługi i doświadczeniu jej wykonawcy. Wykwalifikowany spedytor zawsze dobierze optymalną czasowo trasę dla Twojego zamówienia i doradzi, który transport wybrać zależnie od przypadku – transport morski, transport kolejowy czy transport lotniczy.

Poprawne przygotowanie dokumentacji

Jednym z najczęstszych źródeł opóźnień w imporcie z Chin jest też niekompletna lub błędna dokumentacja – bez niej urząd celny może wstrzymać odprawę nawet na wiele dni. Dlatego tak ważne jest dokładne upewnienie się, że wszystkie wymagane dla danego zamówienia dokumenty zostały przygotowane poprawnie i z wyprzedzeniem pozwalającym uniknąć przesunięcia wysyłki.

Kluczowe są przede wszystkim:

• faktura handlowa lub faktura proforma,
• list przewozowy (np. konosament morski lub lotniczy list przewozowy),
• lista pakowa (packing list),
• świadectwo pochodzenia,
• inne certyfikaty i licencje wymagane przy określonym rodzaju towarów – np. certyfikat fumigacji, – jak i dokumenty potwierdzające zgodność z wymaganiami rynku docelowego, takie jak deklaracja zgodności UE.

Prawidłowe udokumentowanie towaru ma kluczowe znaczenie dla szybkiej i sprawnej odprawy celnej.

Reagowanie na sytuacje rynkowe

Rynek transportu międzynarodowego jest dynamiczny. Niekiedy w danym porcie może wystąpić kongestia lub inne utrudnienia (np. strajk, blokada szlaku). W takich sytuacjach ogromne znaczenie ma bieżąca komunikacja z doświadczonym spedytorem.

Dobry spedytor, dzięki rozbudowanej sieci agentów i biur na świecie, monitoruje sytuację w portach oraz na szlakach transportowych. Gdy pojawią się problemy, potrafi zaproponować dostępne, alternatywne trasy pozwalające uniknąć przestojów – wynikiem czego towary dotrą na czas do miejsca swojego przeznaczenia.

Zawsze warto wybrać partnera logistycznego, który ma opinię wykonawcy reagującego na bieżąco, potrafiącego działać w nagłych sytuacjach kryzysowych.

Znaczenie planowania i unikania sezonowych szczytów

W przypadku zamówień towarów z Chin planowanie to absolutna podstawa. Nawet najlepsza logistyka nie pomoże, jeśli zamówienie zostanie złożone tuż przed Chińskim Nowym Rokiem lub w szczycie sezonu świątecznego. W takich okresach chińskie fabryki i porty działają z ograniczoną przepustowością, a ceny frachtu mocno rosną. W efekcie czas oczekiwania na dostawę znacznie się wydłuża.

Jak tego uniknąć?

• Zamawiaj z wyprzedzeniem – szczególnie w drugiej połowie roku i w okolicach dużych świąt.
• Uzgadniaj harmonogram wysyłki z dostawcą i spedytorem.
• Jeśli to możliwe, korzystaj z mniej obciążonych terminów (np. wiosna, początek lata).

Biorąc pod uwagę tę różnorodność w trakcie roku, będziesz mieć większą pewność, że towary dotrą do Ciebie na czas – bez przykrych niespodzianek.

Zobacz też: Dni wolne i święta w Chinach [2025 rok] – kalendarz dni wolnych >>>

Rola kontroli jakości towarów i zgodności z przepisami

Opóźnienia w dostawach z Chin mogą wynikać nie tylko z logistyki, ale też z jakości produktów. Jeśli podczas odprawy okaże się, że produkty nie spełniają ustalonych norm UE, są źle oznakowane lub brakuje wymaganych dokumentów – urząd celny może zatrzymać przesyłkę nawet na kilka tygodni. Warto mieć na uwadze, że coraz większe znaczenie mają tu normy związane z ochroną środowiska i zdrowia, które powinny zostać uwzględnione już na etapie produkcji.

Kontrolę jakości towarów oraz ich zgodności z przepisami powinno się zatem przeprowadzić jeszcze przed ich wysyłką z Chin.

Do najlepszych praktyk w tym temacie należą:

• zamówienie próbek towarów przed złożeniem zamówienia docelowego,
• zlecenie inspekcji jakości u dostawcy (np. Pre-Shipment Inspection),
• upewnienie się, że produkty posiadają wymagane oznakowanie i dokumenty.

Lepiej wykryć jakiekolwiek problemy na etapie produkcji niż dopiero na granicy.

Unikanie opóźnień w imporcie z Chin wymaga przede wszystkim zatem dobrego planowania, świadomego wyboru partnerów logistycznych oraz bieżącego reagowania na sytuację rynkową. Im lepiej przygotujesz dokumentację, dostosujesz się do kalendarza chińskich świąt i zadbasz o zgodność towarów z obowiązującymi przepisami, tym większe masz szanse na to, że Twoje zamówienie dotrze na czas – bez zbędnych przestojów i komplikacji.

Co wpływa na nadmierne koszty importu z Chin i jak ich uniknąć?

Koszty importu z Chin to nie tylko kwestia ceny samego towaru. To również: koszty transportu towarów, opłaty celno-skarbowe, usługi spedytora, różnice kursowe, a także… koszty wynikające z błędów lub podejmowania nieoptymalnych decyzji.

Wielu importerów – szczególnie początkujących – skupia się wyłącznie na cenie zakupu u chińskiego dostawcy. Tymczasem to właśnie to, co dzieje się po stronie logistyki i odprawy, może mieć większy wpływ na końcowy bilans finansowy.

Jakie czynniki generują nadmierne koszty? I co zrobić, by ich skutecznie uniknąć? Oto najważniejsze aspekty, na które warto zwrócić uwagę.

Pułapki najtańszych ofert spedycji

Jak już wspomnieliśmy, bardzo często importerzy szukają, po prostu, najtańszych ofert organizacji transportu. Jest to naturalne podejście, jednak może okazać się, że „tanio” na początku… wcale nie oznacza „tanio” na końcu.

Niskie stawki spedytorów i armatorów często wiążą się z ograniczoną obsługą, brakiem elastyczności przy zmianie trasy czy dodatkowymi i ukrytymi opłatami, o których dowiesz się dopiero po zakończeniu transportu. To również brak uzyskania profesjonalnego doradztwa w kwestii odprawy celnej, dokumentacji czy optymalizacji ładunku – co finalnie może znacząco podnieść koszty importu.

Dlatego przy wyborze partnera logistycznego należy kierować się nie tylko ceną bazową, ale też zakresem wsparcia, przejrzystością wyceny i doświadczeniem w organizacji transportów z Chin.

Błędne dane dotyczące ładunku

Podanie niepełnych lub nieprawidłowych informacji o towarze to prosty sposób na nieprzewidziane dopłaty. Gdy w dokumentach zadeklarujesz np. mniejszą wagę lub zaniżone wymiary, a faktyczny ładunek okaże się większy – na etapie przeładunku lub odprawy pojawią się dodatkowe koszty.

Należy szczególnie zadbać o:

• podanie dokładnych wymiarów i wagi,
• poprawne oznaczenie, jaki rodzaj towarów jest przewożony (np. czy nie są to towary niebezpieczne),
• przekazanie wszystkich innych wymaganych danych, w zależności od typu sprowadzanych produktów.

Dobre praktyki w tym zakresie dają większą pewność, że w trakcie transportu nie pojawią się dodatkowe opłaty, które przekroczą budżet zakładany na dane zamówienie.

Nieoptymalny sposób transportu

Kolejnym rozwiązaniem pozwalającym uchronić się przed nadmiernymi kosztami importu z Chin jest wybór odpowiedniego środka i formy transportu ładunku. Częstym błędem – zwłaszcza przy nietypowych (np. gabarytowych) towarach – jest wybór transportu breakbulk (ładunek ponadgabarytowy luzem), podczas gdy towar spokojnie zmieściłby się w kontenerze typu Flat Rack, co jest znacznie tańszą opcją.

Podobnie kosztowne okazują się zbyt duże opakowania lub brak konsolidacji zamówień. Rozdzielenie dostaw od wielu producentów i niewykorzystanie przestrzeni kontenera skutkuje wyższymi opłatami i większą liczbą formalności.

Ponadto niektóre towary – np. o krótkim terminie ważności lub towary luksusowe – wymagają szczególnie starannego doboru środka transportu, ponieważ tu liczy się zarówno czas dostawy, jak i bezpieczeństwo przewozu.

Zawsze lepiej skonsultować ze spedytorem, czy wybrana forma przewozu i sposób przygotowania ładunku są optymalne. Niekiedy wystarczy nawet niewielka zmiana, by znacznie obniżyć finalne koszty importu.

Wybór trasy transportu

Nie zawsze najkrótsza trasa okazuje się najtańsza. Czasem wybór alternatywnego szlaku (np. przez inny kraj) może finalnie obniżyć koszty transportu towarów z Chin.

Za każdym razem trzeba wziąć pod uwagę szereg czynników, które składają się na całościowy koszt importu, np. opłaty portowe, cło, VAT czy cena transportu krajowego. Dobry spedytor potrafi przeanalizować różne scenariusze i doradzić trasę, która w danym przypadku okaże się najkorzystniejsza. Szukanie alternatyw to często pomijany element, gdy pewna trasa wykorzystywana jest od dłuższego czasu – może jednak mieć kluczowe znaczenie dla rentowności importu.

Warunki dostawy a ukryte koszty

Na co dzień wielu importerów często nie przywiązuje wystarczającej wagi do warunków dostawy – Incoterms – ustalanych z chińskim dostawcą. Jest to spory błąd, ponieważ to od nich może zależeć wysokość ukrytych kosztów.

Przykładowo, popularny CIF (Cost, Insurance and Freight) – często proponowany przez chińskich dostawców – oznacza, że fracht do portu docelowego opłaca sprzedawca, ale wszystkie koszty portowe ponosi odbiorca. Problem w tym, że te opłaty są często wysokie, a ich wysokość trudno przewidzieć. Lepszym rozwiązaniem może być FOB (Free on Board), który daje Ci kontrolę nad całym procesem logistycznym od momentu załadunku – to Ty wybierasz armatora, trasę, a także masz pełny wgląd w koszty i możesz je zoptymalizować.

Dlatego przed podpisaniem umowy z chińskim kontrahentem trzeba dokładnie negocjować warunki współpracy (najlepiej z pomocą doświadczonego spedytora) i świadomie dobrać odpowiednie warunki dostawy – to pozwala uniknąć wielu nieprzewidzianych kosztów. Dobrą praktyką jest też wcześniejsze zapoznanie się z pełną listą reguł Incoterms, by mieć pewność, jaki zakres odpowiedzialności i opłat obejmuje dana formuła.

Więcej o Incoterms przeczytasz w artykule: Czym są Incoterms? Międzynarodowe warunki sprzedaży w praktyce >>>

Brak kontroli nad kursami walut i formami płatności

Zdarza się, że koszty importu z Chin mogą nieoczekiwanie wzrosnąć jeszcze zanim towar wyruszy w drogę. Dlaczego? Często winne są niekorzystne kursy walut, źle dobrane formy płatności (np. karta, która generuje wysokie opłaty bankowe), a także brak negocjacji co do waluty rozliczenia z chińskim kontrahentem (wynikający z nieobserwowania wpływu kursu np. dolarów amerykańskich na końcową cenę importu).

Dobrze zadbać o:

• otwarcie korzystnego konta walutowego,
• ustalenie korzystnych warunków płatności (np. zaliczka + dopłata),
• bieżącą kontrolę kursu walut przed każdą transakcją.

W wielu przypadkach takie podejście pozwoli obniżyć koszt zakupu towarów handlowych o kilka procent – a to przy dużych wolumenach daje konkretne oszczędności.

Brak weryfikacji dostawcy

To, od kogo kupujesz, ma bezpośredni wpływ nie tylko na jakość produktów, ale też na całkowite koszty importu. Brak weryfikacji dostawcy często kończy się otrzymaniem towaru niespełniającego wymogów, dodatkowymi kosztami związanymi z reklamacjami lub koniecznością dokonania ponownego zamówienia i wysyłki.

Można tego uniknąć dzięki:

• sprawdzeniu dokumentów rejestrowych dostawcy,
• analizie opinii innych klientów,
• zamówieniu próbek towarów,
• skorzystaniu z niezależnych audytów lub agentów w Chinach.

Weryfikacja kontrahenta już na początku współpracy pozwala uniknąć kosztownych pomyłek i budować długofalowe, bardziej przewidywalne relacje biznesowe.

Znaczenie podatku VAT, stawek celnych i odprawy

Czynnikami, które również w bardzo dużym stopniu wpływają na końcowe koszty importu są stawki celne, podatek VAT oraz wszelkie opłaty związane z odprawą. W przypadku towarów importowanych z Chin, każdy błąd na tym etapie może skutkować poważnymi dopłatami.

Dlatego tak ważne jest prawidłowe przeprowadzenie procedur celnych — począwszy od odpowiedniej klasyfikacji towarów, przez poprawne określenie wartości towaru i jego wartości celnej, aż po przygotowanie dokumentów do rozliczeniach podatkowych.

Warto też mieć świadomość, że dla niektórych towarów korzystne może okazać się zastosowanie mechanizmu wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru – np. poprzez dokonanie odprawy fiskalnej w Niemczech, a następnie przetransportowanie ładunku na teren Polski. Dzięki temu korzysta się z opcji zerowego VAT-u za granicą (ponieważ miejscem docelowym jest inne państwo) i unika natychmiastowego naliczenia VAT-u w Polsce, co poprawia płynność finansową. Trzeba jednak uwzględnić wyższy koszt obsługi odprawy za granicą.

Jak widzisz, koszty w procesie importu towarów z Chin można skutecznie kontrolować – pod warunkiem, że na każdym etapie podejmujesz decyzje świadomie, w oparciu o rzetelne dane i realne potrzeby. Szczegóły takie jak forma transportu, opakowania czy dobrze dobrane warunki dostawy potrafią zadecydować o opłacalności całego przedsięwzięcia.

Podsumowanie

Import z Chin niesie za sobą wiele korzyści, ale też konkretne wyzwania. Kluczem do sukcesu jest – szczególnie w przypadku początkujących importerów – dobre przygotowanie każdego etapu: od wyboru sprawdzonego dostawcy, przez właściwy dobór formy transportu, po optymalizację kosztów i profesjonalne przygotowanie dokumentów niezbędnych do sprawnej odprawy celnej towaru.

Dzięki takiemu podejściu można nie tylko utrzymać kontrolę nad budżetem, ale też zminimalizować ryzyko opóźnień w dostarczeniu towarów i wystąpienia problemów formalnych. To z kolei zapewnia bezpieczny import, większą przewidywalność dostaw i wyższą rentowność całego przedsięwzięcia.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy import z Chin się opłaca?

Tak, import z Chin w wielu przypadkach może być bardzo opłacalny – zwłaszcza dzięki niższym kosztom produkcji i szerokiemu wyborowi towarów, które oferuje tamten rynek. Kluczem do sukcesu jest właściwe przygotowanie całego procesu importu, unikanie popularnych błędów oraz optymalizacja kosztów transportu i odprawy celnej.

Dlaczego moje przesyłki wysyłane z Chin są opóźnione?

Najczęstsze przyczyny opóźnień to problemy logistyczne w portach, święta i przerwy produkcyjne w Chinach, błędy w dokumentacji i złe oznakowanie oraz nieprzewidziane sytuacje rynkowe lub pogodowe. Kwestie opóźnień importu z Chin oraz przydatne wskazówki, jak ich unikać znajdziesz w powyższym artykule.

Jakie dokumenty są potrzebne przy imporcie z Chin?

Podczas sprowadzania z Chin towarów niezbędne są m.in.: faktura handlowa, list przewozowy, lista pakowa, świadectwo pochodzenia, oraz – w zależności od rodzaju towaru – inne wymagane certyfikaty i deklaracje, np. deklaracja zgodności UE. Ich poprawność ma kluczowe znaczenie dla sprawnego przeprowadzenia odprawy celnej oraz uniknięcia niepotrzebnych opóźnień.