Come preparare la merce per il trasporto internazionale? Guida per gli esportatori

L’avvio o lo sviluppo di un’attività di esportazione è una fase importante per molte aziende, che comporta non solo nuove opportunità, ma anche sfide significative, tra cui la preparazione della merce per la spedizione all’estero.

Il trasporto internazionale richiede decisioni ponderate. Elementi quali la scelta del mezzo di trasporto, la sicurezza del carico, la conformità ai requisiti del paese di destinazione o la disponibilità di una documentazione completa possono determinare il successo dell’intera operazione.

Questa guida è stata creata per le aziende che desiderano organizzare le proprie conoscenze al fine di esportare merci in modo efficiente e senza inutili complicazioni.

I vantaggi di una buona preparazione delle merci per il trasporto

Nel commercio internazionale il margine di errore è molto ridotto. Anche una piccola svista nella documentazione o un imballaggio inadeguato possono causare ritardi, costi aggiuntivi o la perdita della merce. Una buona preparazione all’esportazione non è una formalità, ma un elemento concreto dell’intera strategia di trasporto, soprattutto nel contesto delle norme doganali vigenti.

Merci preparate con cura, una logistica ben pianificata e una documentazione completa sono gli elementi fondamentali che aumentano le possibilità di un trasporto internazionale efficiente. Ciò si traduce a sua volta in fluidità delle consegne, costruzione di un rapporto di fiducia con i partner e una notevole stabilità dell’azienda sui mercati esteri.

Già in fase di preparazione è opportuno pensare a una collaborazione con una società di spedizioni esperta, che conosca bene la realtà dell’esportazione e possa aiutare non solo con la logistica, ma anche con il rispetto dei requisiti locali vigenti nel paese di destinazione della merce.

Pianificazione del processo di esportazione

L’esportazione di merci non è solo la finalizzazione della vendita, ma anche un processo che inizia con la corretta preparazione delle merci per il trasporto internazionale. All’inizio, due aspetti sono fondamentali: determinare il paese di destinazione e scegliere il mezzo di trasporto più adatto. Sono queste decisioni che influenzano le decisioni successive relative alla logistica, ai documenti e alla conformità alle normative.

Determinazione del paese di destinazione e dei suoi requisiti

Ogni mercato ha le sue regole, non solo culturali, ma soprattutto legali. Il primo passo per spedire merci all’estero dovrebbe essere quello di verificare attentamente quali sono le norme nazionali in vigore nel paese di destinazione. Spesso si scopre che le merci richiedono un’etichettatura aggiuntiva, un’etichetta tradotta in una lingua specifica o un certificato di conformità alle norme locali.

Pertanto, prima di iniziare l’esportazione, è bene raccogliere informazioni aggiornate e affidabili sui requisiti locali “alla fonte”, ad esempio presso la camera di commercio locale o l’ambasciata. Vale anche la pena consultare un’azienda specializzata in spedizioni internazionali.

Scelta dei mezzi di trasporto adeguati

La scelta del mezzo di trasporto è una delle decisioni che influiscono direttamente sull’efficacia dell’esportazione. Ognuno di essi – trasporto su strada, marittimo, aereo e ferroviario – ha i suoi limiti e vantaggi. Quale sia il mezzo ottimale per il trasporto di una determinata merce dipende, tra l’altro, dal luogo di destinazione, dal tipo di carico e dal termine di consegna previsto.

Il trasporto aereo è spesso insostituibile per le spedizioni urgenti o di alto valore, anche se comporta costi elevati e una capacità di carico limitata. Il trasporto terrestre, invece, è particolarmente adatto alle esportazioni all’interno dell’Europa, poiché offre flessibilità nella pianificazione dei percorsi e dei carichi. Non esistono soluzioni universali: la scelta del mezzo di trasporto deve sempre essere adattata alle specificità del carico e alle condizioni di mercato.

Esportazione di merci e requisiti specifici dei paesi di destinazione

L’esportazione di merci verso mercati esteri richiede il rispetto delle normative locali, che a volte possono differire notevolmente a seconda del paese di destinazione. La mancata osservanza di tali requisiti spesso comporta il blocco delle merci alla frontiera o l’impossibilità di introdurle nel territorio del paese di destinazione.

Marcature ed etichette per l’esportazione

Molti paesi richiedono che le merci immesse in commercio sul loro territorio rechino marcature specifiche, sia informative che di avvertenza. Ne sono un esempio le marcature CE per i prodotti tecnici, i simboli di sicurezza e le istruzioni nella lingua ufficiale del paese in questione.

Nel caso di alimenti, cosmetici o prodotti chimici per la casa, sono particolarmente importanti le etichette che riportano la composizione esatta, la data di scadenza, le modalità d’uso e le condizioni di conservazione. La mancanza di un’etichettatura adeguata può comportare il rifiuto dell’immissione in commercio, anche se il prodotto in sé soddisfa gli standard di qualità locali.

Prima della spedizione è quindi opportuno analizzare attentamente i requisiti di etichettatura del paese di destinazione. Una preparazione adeguata delle etichette non solo aumenta le possibilità di uno sdoganamento efficiente, ma anche la percezione positiva del prodotto da parte dei clienti locali.

Certificati di qualità e conformità

Alcune merci possono richiedere l’allegato di certificati appropriati, ad esempio rilasciati da istituzioni indipendenti o documenti che attestano la conformità alle norme sanitarie, tecniche o ambientali.

Tra i certificati più richiesti figurano:

• certificato di origine,
• certificato fitosanitario o veterinario,
• dichiarazione di conformità alle norme ISO,
• certificati di qualità o risultati di test di laboratorio.

A seconda del paese e del tipo di prodotto, i requisiti possono variare. È consigliabile consultare un’azienda che offre servizi completi nell’ambito del processo di spedizione internazionale, che aiuterà a determinare quali documenti saranno necessari e come ottenerli.

Un altro punto importante di verifica può essere l‘ufficio doganale del paese di destinazione. Quest’ultimo ha il diritto di richiedere la presentazione di certificati specifici o documenti originali che attestino la qualità e la legalità della merce. Ciò vale sia per le esportazioni al di fuori del territorio dell’Unione Europea che per i paesi soggetti a normative aggiuntive.

Protezione della merce e scelta dell’imballaggio

Indipendentemente dal modo in cui la merce arriva al destinatario, la sua protezione fisica è di fondamentale importanza. Anche il trasporto internazionale meglio pianificato non proteggerà la spedizione da eventuali danni se non si provvede a un imballaggio adeguato e alla stabilizzazione del carico. Non è una questione di estetica della consegna, ma soprattutto di sicurezza e responsabilità per la merce trasportata.

Tipi di imballaggi utilizzati nell’esportazione

La scelta dell’imballaggio dipende da molti fattori: il tipo di merce e le sue eventuali esigenze aggiuntive (ad esempio il trasporto a bassa temperatura), il mezzo di trasporto, la lunghezza del percorso e persino le condizioni climatiche. I più comunemente utilizzati sono:

• Pallet (euro e industriali) – facilitano il carico e lo scarico delle merci. Sono adatti al trasporto su strada e marittimo.
• Casse di legno – sono adatte per merci più pesanti o più sensibili ai danni.
• Cartoni con riempimento – sono adatti per prodotti più piccoli. Sono spesso utilizzati nell’esportazione di merci alla rinfusa.
• Contenitori – la scelta più comune per il trasporto marittimo e multimodale.

È importante ricordare che in alcuni casi il paese di destinazione può richiedere l’apposizione di contrassegni anche sugli imballaggi esterni (ad esempio, informazioni sul contenuto, numero di lotto, paese di origine). Si tratta di un elemento che a volte viene trascurato, ma che può essere fondamentale per lo sdoganamento e l’identificazione delle merci.

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Come garantire la consegna della merce in condizioni integre?

L’obiettivo di ogni esportatore dovrebbe essere quello di consegnare la merce in condizioni perfette, senza danni, sporco o deformazioni di alcun tipo. Ciò significa che è necessario utilizzare un imballaggio solido, disporre il carico in modo ponderato sul pallet, fissarlo efficacemente per evitare che si sposti e contrassegnare adeguatamente la spedizione (ad esempio “maneggiare con cura”, “proteggere dall’umidità”).

È importante rispettare le norme di sicurezza di base già in fase di imballaggio e carico. Nel caso di merci sensibili alle condizioni esterne, ad esempio quelle che richiedono basse temperature, vengono comunemente utilizzati container refrigerati e isolanti. Una corretta stabilizzazione del carico è anche una questione di responsabilità nei confronti del carico stesso: cinghie speciali, schiuma o pellicola estensibile aiutano a evitare danni.

La protezione delle merci non è solo una questione di logistica, ma anche un elemento che contribuisce a costruire l’immagine dell’azienda. Il trasporto sicuro delle merci è infatti uno degli elementi chiave dell’esportazione. La negligenza in questo campo può portare a reclami, cattiva reputazione, perdita di clienti e costi aggiuntivi.

Documenti doganali e formalità di esportazione

La preparazione dei documenti doganali è una delle fasi più impegnative dell’intero processo di esportazione delle merci. Senza moduli e dichiarazioni compilati correttamente, la merce non sarà sdoganata e non potrà lasciare il paese. In questo caso sono fondamentali la precisione e la conoscenza delle procedure vigenti in Polonia e in tutta l’Unione Europea.

È importante sapere che la responsabilità della preparazione dei documenti dipende dal modello di esportazione scelto: diretto o indiretto.

Esportazione indiretta ed esportazione diretta

Nel caso dell‘esportazione diretta, l’esportatore è responsabile di tutte le formalità: compilazione della documentazione, sdoganamento e coordinamento della spedizione. Questo modello offre un maggiore controllo, ma richiede anche una buona conoscenza delle normative vigenti.

L’esportazione indiretta, invece, prevede il trasferimento di tali responsabilità a un soggetto specializzato, solitamente una società di spedizioni che si occupa della logistica e della documentazione. In questo caso, l’intermediario è responsabile dell’ulteriore trasporto fino al luogo di destinazione, spesso per conto dell’esportatore.

Entrambi i modelli sono conformi alla normativa, ma comportano una diversa ripartizione dei compiti e delle responsabilità. È opportuno valutare attentamente quale dei due modelli adottare prima di preparare la merce per il trasporto.

Il processo di sdoganamento e il ruolo dell’ufficio doganale

Tutte le merci che lasciano il territorio dell’UE nell’ambito dell’esportazione devono essere dichiarate in dogana. La dichiarazione viene solitamente presentata in formato elettronico. Successivamente, l’ufficio doganale decide se è necessario controllare la spedizione o se è possibile effettuare uno sdoganamento semplificato.

Tra i documenti più importanti necessari per lo sdoganamento figurano:

• fattura commerciale,
• specifiche delle merci (packing list),
• documenti che attestano l’origine delle merci (ad es. certificato di origine, dichiarazione del produttore),
• dichiarazione doganale di esportazione,
• certificati o autorizzazioni supplementari, a seconda del tipo di merce e del territorio del paese di destinazione.

Tutti i documenti devono essere completi e coerenti tra loro. Anche piccoli errori possono causare ritardi, fermo del carico o la necessità di una nuova dichiarazione.

Per molte aziende, soprattutto quando un imprenditore polacco esporta per la prima volta, la quantità di formalità doganali può rappresentare una sfida importante. In questi casi è opportuno valutare la collaborazione con un partner che offre servizi di spedizione internazionale. Un’azienda esperta e specializzata in tali servizi non solo preparerà i documenti, ma potrà anche rappresentare l’esportatore davanti all’ufficio doganale, facilitando notevolmente l’intero processo, soprattutto in caso di esportazioni regolari o spedizioni verso paesi più esigenti.

Documenti di trasporto

Una volta completati i preparativi per lo sdoganamento, è il momento di raccogliere i documenti necessari per il trasporto internazionale fisico. Questi documenti confermano la conclusione del contratto di trasporto, specificano le condizioni di consegna e costituiscono la base per il controllo e il ritiro del carico.

A differenza dei documenti doganali, che servono per la dichiarazione di esportazione, i documenti di trasporto accompagnano la spedizione per tutto il suo percorso, dal momento del carico fino alla consegna al destinatario.

I documenti più comunemente utilizzati nel trasporto internazionale sono:

• Lettera di trasporto – documento fondamentale per ogni forma di trasporto, che costituisce la prova più importante della conclusione del contratto di trasporto (CMR – stradale, AWB – aereo, B/L – marittimo, CIM – ferroviario). Contiene i dati delle parti contraenti, la descrizione del carico, le condizioni di consegna, l’indicazione dei luoghi di spedizione e di destinazione e istruzioni particolari, come ad esempio la temperatura adeguata o la manipolazione con cura della merce.
• Packing list / documento WZ – specifica del contenuto della spedizione, utile per il carico, lo scarico e il controllo.
• Carnet TIR – utilizzato principalmente per il trasporto di merci al di fuori dell’UE. Consente un passaggio più rapido delle frontiere senza necessità di sdoganamento nei paesi di transito.
• Certificato ATP – necessario per il trasporto di merci deperibili, soprattutto in condizioni di refrigerazione.
• Polizza assicurativa – documento che attesta la copertura della spedizione durante il trasporto, spesso richiesto nelle transazioni internazionali.

Tutti i documenti devono essere coerenti con i dati riportati sulla fattura e nella dichiarazione doganale. Di particolare importanza è la corretta compilazione della lettera di vettura, che conferma la conclusione del contratto e costituisce la base per eventuali reclami in caso di smarrimento o danneggiamento del carico.

Convenzione CMR – cosa deve sapere l’esportatore?

Quando si preparano le merci per il trasporto internazionale, è importante non solo provvedere ai documenti di trasporto e doganali, ma anche conoscere le norme che regolano la responsabilità per la spedizione durante il trasporto. Il documento giuridico fondamentale in materia è la Convenzione CMR (Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route), un accordo internazionale che stabilisce le norme per il trasporto di merci su strada tra i paesi che l’hanno ratificato, sia in Europa che al di fuori di essa.

Per l’esportatore ciò comporta una serie di obblighi e garanzie specifici:

• Responsabilità del vettore
  Il vettore è responsabile del carico dal momento del ritiro fino alla consegna, nei limiti previsti dalla legge.
• Importanza della lettera di vettura
  La già citata lettera di vettura CMR è un documento fondamentale, indispensabile per far valere i propri diritti in caso di danni. Deve contenere i dati completi delle parti contraenti.
• Limitazioni ed esclusioni
  Il risarcimento può essere limitato e, in alcuni casi, escluso (ad esempio, forza maggiore, errore del mittente).
• Termini per la presentazione dei reclami
  I reclami devono essere presentati in breve tempo, di solito entro 7 giorni dalla consegna.

Nel trasporto marittimo, una funzione analoga alla lettera di trasporto CMR è svolta dal Bill of Lading (B/L), un documento che conferma la conclusione del contratto di trasporto e il diritto di disporre del carico. Esso è soggetto alle disposizioni delle Regole di Haskey-Visby, che definiscono, tra l’altro, l’ambito di responsabilità del vettore. Per il trasporto aereo si applica invece la Convenzione di Montreal, mentre per il trasporto ferroviario si applica il Regolamento CIM.

La conoscenza di queste norme è un elemento importante nella preparazione delle merci per il trasporto internazionale, in particolare per quanto riguarda la sicurezza delle spedizioni e l’eventuale insorgere di problemi, come ad esempio controversie con il vettore.

Assicurazione merci

Anche il trasporto meglio pianificato e organizzato può incontrare ostacoli, come danni al carico, furto, ritardi nella consegna o eventi fortuiti, ad esempio incendi, allagamenti o incidenti stradali. La stipula di un’assicurazione merci è una protezione concreta degli interessi dell’esportatore.

Tipi di assicurazioni di trasporto merci

L’assicurazione merci protegge la spedizione durante il trasporto, dal momento della spedizione fino alla consegna al destinatario. È opportuno scegliere la copertura in base al tipo di merce e alla forma di trasporto.

I tipi più comuni di assicurazione merci sono:

• Assicurazione “contro tutti i rischi” (All Risks) – copre un’ampia gamma di eventi fortuiti, tra cui il danneggiamento della merce e la perdita del carico.
• Assicurazione limitata – si applica solo a situazioni specifiche, ad esempio furto, incendio, incidenti.
• Assicurazione per il tempo di trasporto – stipulata solo per un singolo trasporto.
• Polizza annuale – utilizzata per l’esportazione regolare di merci. Copre più trasporti in un determinato periodo.

È consigliabile analizzare attentamente la copertura assicurativa e adattarla alla natura delle merci trasportate. Il trasporto di apparecchiature elettroniche richiede un approccio diverso rispetto al trasporto di materiali da costruzione o prodotti alimentari.

Responsabilità del vettore e sicurezza delle spedizioni

Molti esportatori ritengono che la responsabilità per la merce ricada interamente sul vettore. Tuttavia, secondo la convenzione CMR, la sua responsabilità è limitata.

Proprio per questo motivo, l’assicurazione cargo diventa non solo una scelta ragionevole, ma addirittura indispensabile. Infatti, aumenta concretamente la sicurezza delle spedizioni durante il trasporto internazionale. Molte aziende che offrono servizi di spedizione internazionale forniscono consulenza nella scelta della copertura ottimale e aiutano a stipulare rapidamente la polizza. Ciò è particolarmente importante quando la rapidità e la puntualità delle consegne hanno un impatto diretto sulle relazioni commerciali.

Collaborazione con una società di spedizioni

La preparazione delle merci per il trasporto internazionale non riguarda solo aspetti tecnici, ma anche norme doganali, documentazione e logistica. Per questo motivo molti esportatori decidono di collaborare con un partner che offre servizi completi nel campo delle spedizioni internazionali e può assumersi la maggior parte degli obblighi e ridurre al minimo il rischio di errori.

Tra i maggiori vantaggi di tale soluzione vi sono il risparmio di tempo, una migliore organizzazione del trasporto delle merci, una conoscenza aggiornata delle normative e una maggiore sicurezza del carico. Lo spedizioniere si occupa delle formalità, sceglie il mezzo di trasporto e supervisiona l’intero processo.

ADAR Sea & Air è proprio un’azienda di questo tipo. Grazie alla nostra conoscenza e alla nostra esperienza pratica, supportiamo gli esportatori in ogni fase dell’organizzazione del trasporto delle merci, dall’imballaggio alla consegna finale al destinatario.

Riepilogo

La preparazione delle merci per il trasporto internazionale non è solo una questione di logistica, ma un processo completo, che va dalla scelta del mezzo di trasporto adeguato, alla sicurezza e all’etichettatura del carico, fino ai documenti di trasporto. Ciascuno di questi elementi influisce sull’efficienza dell’esportazione e sulla sicurezza delle merci trasportate.

Un’esportazione ben organizzata richiede non solo conoscenze, ma anche il supporto di partner affidabili. In ogni fase del processo di spedizione internazionale, un’azienda esperta può aiutare a evitare errori e accelerare le formalità. Infatti, non solo garantisce l’organizzazione del trasporto delle merci, ma anche servizi completi in tutti gli aspetti relativi alla loro preparazione per la spedizione. Un’esportazione adeguatamente pianificata, supportata dalla collaborazione con una società di spedizioni e un’azienda di trasporti polacca di comprovata esperienza, consente di ridurre i rischi, ottimizzare i costi di trasporto delle merci fino al luogo di destinazione e aumentare l’efficacia delle attività sui mercati esteri.

Domande frequenti (FAQ)

Cosa serve per il trasporto internazionale?

Per effettuare un trasporto internazionale sono necessari: merci adeguatamente preparate, imballaggio e etichettatura corretti, documentazione completa (di trasporto, doganale, commerciale), nonché la determinazione del mezzo di trasporto e del percorso. Possono essere necessari anche certificati, assicurazione cargo e conferma della conformità ai requisiti del paese di destinazione.

In cosa consiste la convenzione CMR?

La Convenzione CMR è un accordo internazionale che regola le condizioni di trasporto su strada delle merci tra i paesi che l’hanno sottoscritta. Essa definisce, tra l’altro, le norme di responsabilità del vettore, gli obblighi del mittente delle merci, le modalità di emissione della lettera di vettura, le procedure di reclamo e le limitazioni di responsabilità in caso di danni.

Quali documenti sono necessari per il trasporto internazionale?

Nel trasporto internazionale sono solitamente necessari: lettera di vettura (ad es. CMR, AWB, B/L), fattura commerciale, specifica del carico, documenti doganali e certificato di origine delle merci. A seconda del paese e delle merci, possono essere richiesti anche certificati speciali, licenze o assicurazioni sul carico. Per le esportazioni al di fuori dell’UE è spesso necessaria anche una conferma di esportazione. L’insieme esatto dei documenti dipende dalla destinazione del trasporto, dal tipo di merce e dalle norme vigenti nel paese di destinazione.